اغلب کارفرمایان با گزینش افراد نامناسب برای تصدی موقعیتهای شغلی، روبرو هستند. این انتخاب نادرست باعث می‌شود اولاً زمان و انرژی سازمان در طول فرآیند استخدام و آموزش هدر رود، ثانیاً سرمایه‌گذاری‌های مستقیم و غیر مستقیم بعدی بر روی فرد استخدام شده بر باد داده شوند. بهترین راه برای پرهیز از این اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام یك مصاحبه هدف‌دار و از قبل طراحی شده است. جهت دستیابی به این هدف، باید فهرستی از نیازهای شغلی و ویژگی‌های جایگاه سازمانی را به ترتیب اولویت طبقه‌بندی و با در نظر داشتن روشهای مصاحبه، افراد مناسبی را انتخاب كرد. در این مقاله به مراحل انجام مصاحبه استخدامی اشاره می‌کنی
- هدف از انجام مصاحبه استخدامی
هدف از انجام مصاحبه استخدامی، سنجش کارجو بمنظور تصدی شغل موردنظر و تناسب مصاحبه‌شونده با شرایط تعریف شده برای تصدی آن شغل می‌باشد. بطور خلاصه مصاحبه‌كننده اطلاعاتی را از مصاحبه‌شونده كسب و اطلاعاتی در رابطه با سازمان، شغل به وی ارائه می‌دهد.
- اقداماتی که قبل از مصاحبه باید انجام دهیم
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبه‌كننده باید از تعداد مصاحبه‌شوندگان، شرح شغل مورد نظر، نیازهای جایگاه سازمانی مورد بحث، زمان كل مصاحبه، سایر مصاحبه‌کنندگان، مداركی كه احتمالاً مصاحبه‌شوندگان باید همراه داشته باشند، زمان شروع هریك از مصاحبه‌ها و چك لیست سئوالات عمومی و تخصصی كه از کارجو پرسیده خواهد شد را تهیه و همراه داشته باشد. همچنین پرسشنامه استخدامی یا رزومه متقاضی را كاملا مطالعه و حتی الامكان مواردی را بخاطر سپرده باشد. مكان مصاحبه هم باید مناسب و مصاحبه‌شونده و مصاحبه‌كننده رو در رو و در شرایط مساوی (از نظر ارتفاع) قرار داشته باشند. زمان انجام مصاحبه باید از پیش و با توافق طرفین تعیین شده باشد تا کسی از نظر زمانی در فشار نباشد.
- اقداماتی که باید در طول مصاحبه انجام داد
در زمان انجام مصاحبه، باید مصاحبه‌كننده از پاسخگویی به تلفن‌ها و یا مراجعان یا هر اقدام دیگری كه موجب ایجاد وقفه در مصاحبه می‌شود خودداری نماید. همچنین به اظهارات مصاحبه‌شونده توجه كامل داشته و یادداشت‌برداری نماید. در طول مصاحبه، مصاحبه‌كننده باید توضیحاتی در رابطه با سازمان، شغل و جایگاه سازمانی به مصاحبه‌شونده ارائه دهد تا اگر ابهامی در خصوص شغل مورد نظر وجود دارد برطرف و همچنین متقاضی استخدام دقیقاً با انتظارات جایگاه سازمانی خود آشنا شود . در بسیاری موارد پیش آمده كه با همین توضیحات اولیه، متقاضی متوجه شده كه امكان برآورده نمودن انتظارات شغلی و سازمانی برایش وجود نداشته و اعلام انصراف نموده است. ضمنا بر روی سوابق کاری مصاحبه‌شونده بیشتر تكیه کرده و از وی خواسته شود كه درباره دستاوردهای بارز خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همكاران و مدیران قبلی خود، علت ترك محل كار قبلی، انتظاراتش از شغل و محل كار جدید، تجارب و تخصصهای احتمالی خود صحبت كند. در طول مصاحبه یادداشت برداری از صحبتهای مصاحبه‌شونده، الزامیست، قبل از انجام مصاحبه نیز، باید به مصاحبه‌شونده یادآوری نمود احتمالاً پاسخهای وی با معرفها و مراجعی كه وی معرفی نموده است، چك خواهند شد.
- نحوه مصاحبه چگونه باید باشد
موفقیت مصاحبه‌كننده در كسب اطلاعات مفید از مصاحبه‌شونده، به میزان توانایی وی در طرح پرسشهای مناسب بستگی دارد. مهمترین مشخصه، نحوه استفاده از پرسشهای بسته (با پاسخهای بلی و خیر) و پرسشهای باز (با پاسخهای گسترده) است. لذا مصاحبه‌كننده باید در انتخاب روشها، از شیوه معینی استفاده كند. باید توجه داشت كه در انجام مصاحبه با متقاضیان استخدام، از روش یكسانی استفاده نمود تا امكان مقایسه و سنجش بین تمامی متقاضیان وجود داشته باشد.
به طور كلی پنج نوع مصاحبه استخدامی توصیه می‌شود كه در این مقاله بصورت مختصر شرح داده می‌شوند.
مصاحبه بسته یا از پیش طراحی شده
این نوع مصاحبه، حداقل آزادی را به مصاحبه‌شونده می‌دهد. نتیجه این نوع مصاحبه غالباً یكسان و دقیق خواهد بود هر چند ممكن است اطلاعات ضروری برای تصمیم‌گیری به كارفرما ارائه ندهد. ولی به لحاظ علمی، اعتبار بیشتری نسبت به مصاحبه باز دارد. از مصاحبه بسته در موارد زیر استفاده می‌شود:
- پاسخهای بلی یا خیر برای كسب اطلاعات كفایت نماید.
- پاسخها موارد مشخصی باشند و نیازی به توضیح بیشتر نباشد.
- قصد داشته باشید پس از شنیدن پاسخ به سئوال بسته، یک سوال باز مطرح نمائید.
مصاحبه باز یا نامشخص
این نوع مصاحبه، بیشترین آزادی را به مصاحبه‌شونده می‌دهد. هیچ سوالی از قبل طراحی شده وجود ندارد. مصاحبه‌كننده نیز خود را به هر وضعیتی سازگار می‌نماید و با استفاده از تجارب و توانائیهای خود، به بررسی زمینه‌هایی كه بنظر وی و سازمان مهمتر هستند می‌پردازد. در خصوص مقایسه بین این دو نوع مصاحبه باید بسیار توجه داشت چرا كه پس از جمع‌بندی نهایی ممكن است بین اطلاعات مكتوب از مصاحبه‌شوندگان هیچ رابطه و سنخیتی وجود نداشته و از هر یک، اطلاعات متفاوتی در دست باشد. از پرسشهای باز در موارد زیر استفاده می‌گردد:
- طرح زمینه‌های جدید برای بحث فیمابین دو طرف.
- كشف اطلاعات بیشتر از متقاضی استخدام.
- ارتباط دادن یك پاسخ با یك پاسخ دیگر.
- آزمون خودآگاهی مصاحبه‌شونده ، اطلاع از میزان تحلیل‌گر بودن مصاحبه‌شونده.
مصاحبه نیمه بسته یا مختلط
این روش، یك روش تركیبی است، بدین‌صورت كه سوالات مشخصی از همه داوطلبان پرسیده می‌شود ولی بهر حال به مصاحبه‌شوندگان اجازه داده می‌شود به زمینه‌های دیگر و مخصوصاً زمینه‌های مورد علاقه خود نیز بپردازند. باید توجه داشت كه میزان موفقیت در این نوع مصاحبه نیز بستگی به مهارت و تخصص مصاحبه‌كننده دارد.
مصاحبه بصورت میزگردی یا گروهی
در بعضی موارد خاص، امكان مصاحبه بصورت میزگرد بسیار سودمند است. البته باید اهمیت منافع حاصله از این مصاحبه، هزینه آنرا توجیه نماید. بنابراین این نوع مصاحبه فقط در خصوص گزینش مشاغل بسیار حساس و در سطوح بالا، توصیه می‌شود.
مصاحبه تنش‌دار
در این مصاحبه، بجای كسب یا ارائه اطلاعات فیمابین، فقط مصاحبه‌كننده می‌كوشد تا موجب بروز عكس‌العمل‌های عاطفی مصاحبه‌شونده نسبت به موقعیت‌ها شود. مصاحبه‌كننده در این روش، مصاحبه‌شونده را صرفاً بمنظور مشاهده رفتارش، تكذیب كرده، حقیر شمرده و بدلیل سوء عملكرد گذشته سرزنش می‌نماید. این نوع مصاحبه در اغلب مواردی كه جایگاه شغلی مورد نظر با فشارهای روانی روبروست توصیه شده و بدلیل احساس خصومتی كه در مصاحبه‌شونده بوجود می‌آورند (بخصوص در مورد متقاضیانی كه استخدام نمی‌شوند) تصویر بدی از سازمان در ذهن مصاحبه‌شونده باقی می‌گذارند. مصاحبه كننده باید بسیار توجه داشته باشد كه اولاً سعی گردد زمان مصاحبه بیش از ۳۰ دقیقه بطول نیانجامد تا از دقت پاسخها و نهایتاً كیفیت مصاحبه، كاسته نشود. همچنین باید پاسخهای مصاحبه‌شونده را در حد و مرزی كه موردنیاز است نگاهداری نموده و از عنوان شدن مسائل و مواردیكه به نیازهای سازمان و شغل و جایگاه سازمانی مربوط نمی‌شوند و یا اطلاعاتی كه امكان كسب آنها از طریق دیگر مثل ملاحظه مدارک یا تحقیقات وجود دارد جلوگیری نماید. ضمنا برای موفقیت در كسب نتیجه باید به مصاحبه‌شونده اثبات نماید كه اطلاعات موردنیاز، بر مبنای ضروریات شغلی دریافت می‌شوند تا مصاحبه‌شونده براحتی اطلاعات موردنیاز را در اختیار وی قرار دهد. در خصوص سوالات و نحوه انتخاب روش مصاحبه نیز باید كاملاً دقت نمود تا به منظور جلوگیری از تبدیل مصاحبه به جلسه پرسش یكسویه، بیشتر از پرسشهای باز استفاده گردد و از پرسشهای جهت‌دهنده و همچنین چند پرسش همزمان (بنحوی كه متقاضی ازپاسخ دادن به آنها عمداً یا سهواً شانه خالی كند) خودداری گردد. باید به این نكته بسیار توجه داشت كه از طرح پرسشهایی كه ربطی به مصاحبه ندارند و فقط بدلیل ابراز توانایی و برتری علمی و عملی مصاحبه‌كننده نسبت به مصاحبه‌شونده پرسیده می‌شوند، خودداری نمود. نكته مهم دیگری نیز وجود دارد و آن اینست كه از طرح مواردی كه احتمالاً این حس را در مصاحبه‌شونده بوجود می‌آورد كه قبلاً تصمیم‌گیری در خصوص استخدام بعمل آمده است، اكیداً خودداری گردد. برای پاسخ به سوالات و توضیح ابهامات باید به مصاحبه‌شونده به اندازه كافی فرصت داده شود به نحوی كه حداقل دو سوم از زمان مصاحبه به صحبتهای مصاحبه‌شونده اختصاص داده شود. سوالات مختلف و متنوعی را می‌توان جهت طرح در مصاحبه در نظر داشت. ولی قطعاً نحوه مطرح نمودن سئوالات بسته به سلیقه افراد مصاحبه‌كننده قابل تغییر است. ولی سوالات باید به پاسخهایی در رابطه با موضوعات زیر منتج شوند
- اهم مسئولیتهای قبلی مصاحبه‌شونده كه مورد علاقه یا بی‌توجهی مصاحبه‌شونده بوده‌اند (با قید علت).
- سبكهای مدیریتی مدیران قبلی وی و ارزیابی مصاحبه‌شونده از هر یك از سبكها (با قید علت).
- ترجیح مصاحبه‌شونده به كار تیمی یا مستقل (با قید علت).
- ساعات كار مورد علاقه وی و امكان افزایش آنها.
- اهم قویترین ظرفیتهای كاری وی و چگونگی استفاده از آنها در كار.
- مهارتها و تخصصهای مورد علاقه (جهت بسط و گسترش آنها).
- دلیل ترك كار قبلی (بطور مشروح و در جهت اخذ دلیل منطقی).
- دوست‌داشتنی‌ترین كاری كه تا بحال داشته‌اند ( با قید علت).
- ارزیابی داوطلب پس از انجام مصاحبه
می‌توان به مواردی مانند توانایی انجام كار به نحو مطلوب، سنجش انگیزه داوطلب برای تصدی شغل مورد نظر، چگونگی هماهنگی وی با سایر اعضاء گروه و سازمان پی برد. همچنین باید مشخص گردد آیا داوطلب معیارهای مطلوب سازمان را داراست؟ درغیر اینصورت آیا سازمان از حد مطلوب خود پایین می‌آید یا مصاحبه‌شونده را مردود اعلام می‌كنیم كه این مورد هم به ظرفیتهای موجود بستگی دارد.
- ارزیابی مصاحبه
برای ارزیابی موفقیت مصاحبه می‌توان پس از پایان مصاحبه‌ها و انتخاب فرد یا افراد مورد نظر و با در نظر داشتن اینكه آیا به انتخاب خود اطمینان داریم؟ آیا توانستیم اطلاعات لازم را كسب كنیم؟ كمترین رضایت را از كدام بخش مصاحبه داریم؟ آیا ممكن بود پاسخها و نتیجه‌گیری رضایت‌بخش‌تری داشته باشیم؟ آیا می‌دانیم چگونه در دفعات بعد مصاحبه بهتری انجام دهیم؟ مصاحبه را ارزیابی نمائید. در اغلب موارد سنجش كارآیی مصاحبه‌شونده (پس از استخدام) می‌تواند بهترین عامل ارزیابی مصاحبه باشد. البته متأسفانه هیچ وقت نخواهیم توانست بفهمیم كه آیا افراد رد شده نیز می‌توانستند پس از استخدام موفق شوند یا خیر.
در پایان لازم به یادآوری است كه هنگام مصاحبه باید بی‌تعصب بود و چنانچه احساس مثبت یا منفی در مصاحبه‌كننده نسبت به متقاضی استخدام وجود دارد، بدنبال اطلاعاتی باشیم كه این احساس را بلا اثر نماید چرا كه در اینصورت با كسب اطلاعات منطقی و مؤثر می‌توان نتیجه‌گیری بهتری كرد و چه بسا نتیجه گیری نهایی موجب تأیید نطریه اولیه مصاحبه كننده گردد.
کارفرما
کارفرما