وقتی کارکنان در سازمان اشتباه می‌کنند، وظیفه مدیر یا مسئول آنهاست که اشتباهشان را گوشزد کند و روش کار درست را به آنها آموزش بدهد، اما بعضی مدیران آن‌قدر می‌خواهند از اشتباهات کارکنان تحت مدیریتشان پیشگیری کنند که دچار مدیریت ذره بینی می‌شوند. مدیریت ذره بینی یا میکرو منیجمنت کنترل‌کننده‌ترین شیوه مدیریت است و افرادی که به این روش کار می‌کنند، می‌خواهند بر همه‌چیز نظارت داشته باشند تا مطمئن شوند همه کارها درست پیش می‌رود، اما متاسفانه نتیجه این شیوه مدیریتی کاملا برعکس است.

اما مدیریت ذره بینی به چه معناست؟

این نوع مدیریت که به آن میکرو منیجمنت (Micromanagement) هم می‌گویند زمانی رخ می‌دهد که مدیر یا سرپرست گروه می‌کوشد همه‌چیز را کنترل کند و بر همه امور نظارت داشته باشد. این شیوه مدیریتی در نگاه اول کاربردی به نظر می‌رسد و حتی شاید در پروژه‌های کوچک نتیجه‌بخش باشد، اما مدیر ذره‌بینی نمی‌تواند به چشم‌انداز بلندمدت گروهش توجه داشته و زمانش فقط صرف توجه به جزئیات می‌شود. در این حالت، اعضای گروه هیچ آزادی عملی نداشته و از وجود ناظر همیشگی خسته می‌شوند.مدیران معمولی کارها را به کارکنان محول و منابع لازم را برایشان تأمین می‌کنند و زمان اتمام کار را به آنها می‌گویند. بعد از این، فرد آزاد است که کار را انجام  و نتیجه و گزارش را ارائه کند. مدیر ذره‌بینی همه مراحل اولیه را طی می‌کند، اما در تمام فرایند هم بر عملکرد پرسنل تحت مدیریت خود نظارت دارد و حتی ممکن است برای هر گام پروژه از او گزارش بخواهد. اگر هم کارمند مرتکب خطایی شود یا کار را به‌شیوه‌ای انجام ندهد که مدیر تعیین کرده است، او را تنبیه می‌کند.

مهمترین ویژگی‌های مدیران ذره‌بینی چیست؟

• به‌خاطر مدیریت ذره بینی و نیاز به نظارت دائمی، مخالف تفویض اختیار است.
• اگر پروژه‌ها به شیوه‌ای که او می‌خواهد انجام نشده باشند، آنها را برمی‌گرداند.
• متنفر است که تصمیمی بدون مشورت او گرفته شود.
• به‌جای توجه به نتایج بزرگ، به جزئیات توجه دارد.
• بیشتر زمان خود را صرف نظارت روی کارهای دیگران می‌کند.
• نظرات و تجربیات دیگران را نادیده می‌گیرد.
• مدام درخواست به‌روزرسانی پروژه و انجام مجدد آن را دارد.
• معمولا پروژه‌ها به‌نظرش رضایت‌بخش نیستند و باید بازبینی شوند.

فراموش نکنید که این ویژگی‌ها همیشه منفی نیستند و در موقعیت‌های خاص می‌توانند سازمان را به اهداف برسانند، اما کاربرد همیشگی ندارند.

مهمترین مزایا و معایب میکرو منیجمنت کدامند؟

مدیریت ذره بینی ممکن است با هدف درستی انجام شود، اما اجرای آن اشتباه باشد. نظارت بر فرایندها و اجرای صحیح آنها در هر سازمانی لازم است، اما نه به شیوه‌ای وسواس‌گونه! حتی ممکن است در برخی موارد مدیران به فرایند میکرومنیجمنت نیاز داشته باشند، مثلا زمانی که فردی به‌تازگی وارد سازمان شده است باید به این شیوه مدیریت شود تا کار را یاد بگیرد.

مزیت‌های مدیریت ذره بینی

مزایای مدیریت ذره‌بینی کدامند؟

• زمانی که فرد جدیدی به گروه اضافه می‌شود.
• در پروژه‌های تخصصی که کارکنان به راهنمایی گام به گام از سوی فردی متخصص نیاز دارند.
• زمانیکه فرایندها پیچیده می‌شوند در طی آنها چرخه یادگیری وجود دارد و اعضای گروه باید در حین کار آموزش ببینند.
• زمانی که کسب‌وکار هنوز استارتاپی و کوچک است و مدیر ضمن نظارت بر کار کارکنان، می‌تواند به چشم‌اندازهای بلندمدت هم توجه داشته باشد.

مدیریت ذره بینی به خودی خود مفهوم منفی ندارد و فقط وقتی در آن افراط می‌شود به سازمان آسیب می‌رساند. مدیرانی که در مواقع صحیح ذره بین به دست می‌گیرند، می‌توانند بر فرایندها نظارت داشته باشند و خروجی‌ها را هم مدیریت کنند. همچنین از سلامت و امنیت کارکنان در حین انجام پروژه مطمئن خواهند شد.

معایب مدیریت ذره بینی کدامند؟

• نظارت دائمی برای کارکنان آزاردهنده است.
• احتمال ایجاد خطا هم از سوی مدیر و هم از سوی کارکنان تحت مدیریت وجود دارد.
• مدیران ذره‌بینی در سازمان‌های بزرگ توانایی نظارت کلی بر سازمان را از دست می‌دهند.
• اعتماد میان مدیر و کارکنان خدشه‌دار می‌شود.
• فرسودگی شغلی و خستگی مدیران و کارکنان بیشتر می‌شود.
• کارکنان به نظارت‌ها و دستورات مدیر وابسته می‌شوند.
• کارکنان استعفا می‌دهند و مدیر باید مدام دنبال نیروهای جدید باشد.
• خلاقیت و استقلال کارکنان از بین می‌رود.
• مدیر هرقدر هم زمان بگذارد و فرد دقیقی باشد، هیچ‌وقت نمی‌تواند بر همه‌چیز نظارت کند!

دو پیشنهاد مفید برای مدیرانی که به مدیریت ذره بینی علاقه‌مند

1. تعیین اهداف و نتایج کلیدی

تعیین اهداف و نتایج کلیدی تکنیکی مدیریتی است که همه فاکتورهای مدیریت ذره بینی را در بر می‌گیرد. با این تکنیک، مدیران دیگر نیازی به نظارت دائمی بر سازمان ندارند و در عین حال مطمئن می‌شوند که همه‌چیز همان‌طور که می‌خواهند پیش می‌رود.

این اهداف و نتایج معمولا هر سه ماه یک بار در سازمان تعیین می‌شوند و این امکان را برای گروه فراهم می‌کنند که روی اهداف کلیدی و روش رسیدن به آنها متمرکز شوند.

ویژگی‌های این تکنیک چیست؟

معمولا بیشتر از ۵ هدف تعیین می‌شود که در راستای ارزش‌های فردی و سازمانی اعضای گروه هستند.

اهداف به‌شیوه اسمارت (SMART) تعیین می‌شوند.

هر هدف باید ۴ فاکتور ارزیابی قابل‌اندازه‌گیری داشته باشد.

نتایج باید به گونه‌ای تعیین شوند که کمی از سطح کنونی سازمان بالاتر باشند، اما امکان دستیابی به آنها وجود داشته باشد و این‌طوری منجر به پیشرفت سازمان شوند.

با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد می‌توان این اهداف و نتایج را تعیین کرد و بعد از پایان هرکدام هم میزان موفقیت را سنجید. بعد از تعیین این اهداف، می‌توان هفته‌ای یک یا دو جلسه در سازمان برگزار کرد تا اعضای گروه‌های مرتبط در کنار هم جمع شوند و بگویند هرکدامشان چه کارهایی برای دستیابی به اهداف انجام داده‌اند. در این صورت می‌توان بر فرایندها هم نظارت داشت.اهداف و نتایج کلیدی برای تحقق صددرصدی تعیین نمی‌شوند. اگر فاکتورهای ارزیابی نشانگر ۷۵ تا ۸۰درصد موفقیت‌ باشند هم می‌توان گفت سازمان به هدف مدنظر دست رسیده است.

2. مدیریت فرایندها

میکرومنیجمنت روی کاغذ خیلی خوب به نظر می‌رسد، اما در عمل چیزی جز سرخوردگی کارکنان و بی‌اعتمادی مدیر به آنها را در پی ندارد. بهترین راهکار برای حل مشکل میکرومنیجمنت این است که به‌جای مدیریت تک‌تک جزئیات، فرایندها را مدیریت کنید.در مدیریت فرایند، جریان‌های کاری و گزارش‌های مسئولان پروژه‌ها را پیگیری می‌کنید و نظارتی روی جزئیات پروژه‌ها ندارید. مدیرانی که فرایندها را مدیریت می‌کنند آموزش‌های لازم را به کارکنان ارائه می‌دهند، در نتیجه نیازی به نظارت به جزئیات و ذره‌بین دست‌گرفتن نخواهند داشت.زمانی که فرایندها در سازمان تعریف شده باشند، حتی کارکنان جدید هم می‌توانند در مدت کوتاهی آنها را یاد بگیرند و نیازی به مدیریت ذره بینی نخواهند داشت. در نتیجه مدیر می‌تواند به کارهای مهم‌تر برسد و زمانش را صرف بررسی جزئیات نکند.

کلام آخر

در این مقاله مدیریت ذره بینی را بررسی کردیم و گفتیم برای برخی از پروژه‌ها و موقعیت‌های خاص مناسب است. برخی از مدیران بر این باورند که این شیوه مدیریتی در گروه‌های کوچک هم نتیجه‌بخش است، اما حتی در این گروه‌ها هم کارکنان سرخورده می‌شوند و نمی‌توانند با مدیر ارتباط برقرار کنند. آنها تصور می‌کنند مدیر مانند معلمی سختگیر همیشه بالای سر آنها ایستاده و منتظر است به‌محض کوچک‌ترین اشتباه تنبیهشان کند.

برقراری ارتباط مناسب با کارکنان یکی از نکات مهم در مدیریت است. به یاد داشته باشید که همکاران خانواده دوم شما هستند و در طول روز زمان زیادی را با آنها سپری می‌کنید. پس ارتباطات از نظارت بر جزئیات کارها و اطمینان از انجام صحیح آنها اهمیت بیشتری دارد. با استفاده از روش‌های جایگزین مانند مدیریت فرایندها یا تعیین اهداف و نتیجه‌های کلیدی هم بر تمام جزئیات نظارت نمی‌کنید و اعتماد کارمندان را جلب خواهید کرد و هم از پیشرفت صحیح کارها مطمئن می‌شوید.

منبع: Indeed, Process